• 21

Op welke stapel komt jouw brief?

Bij mijn laatste werkgever was ik HR manager. En een van de taken die wij als HR team hadden, was het werven & selecteren van nieuwe medewerkers. Ik werkte bij een organisatie die zich mocht verheugen in de belangstelling van sollicitanten. Er kwamen dus altijd veel reacties op een vacature. Ook voor de crisis kregen wij soms een paar honderd reacties op een functie.  Ik zal je vertellen hoe wij dat aanpakten.

Drie stapels sollicitatiebrieven

We sorteerden de reacties in drie stapels.

Eén stapel voor de reacties die alleen geschreven waren om te voldoen aan de verplichtingen van de uitkerende instantie. Deze stapel was te herkennen aan: een enorme afstand tussen werk- en woonadres, plichtmatige zinnen, fouten in de aanhef. Of fouten in de functiebenaming of überhaupt in de organisatienaam. Een minimale motivatiebrief, die soms alleen bestond uit: “hierbij mijn cv” en soms ook gewoon ontbrak. Met bovendien vaak een cv waarbij je dacht “heb je de vacaturetekst ook daadwerkelijk gelezen voordat je besloot te gaan reageren?” Deze stapel werd direct afgeschreven.

Ja, wij schreven netjes iedereen af (behalve natuurlijk de kandidaten die we wilden spreken). Ik vind dat je dat als organisatie verplicht bent aan mensen die moeite doen (ook als het maar weinig moeite lijkt). Bovendien: de sollicitant van vandaag kan de klant of opdrachtgever van morgen zijn.

De tweede stapel was voor de sollicitanten die op zich voldeden aan de gestelde functie-eisen en die een nette sollicitatiebrief hadden geschreven. De “niks-mis-mee”stapel. Opleiding klopt, werkervaring klopt, brief is netjes verzorgd en zonder gekke fouten.

Dan was er als laatste de stapel met sollicitanten die op papier grotendeels voldeden aan de vereisten en die een hele leuke motivatiebrief hadden geschreven. Een zodanige brief waaruit je echt kon lezen dat iemand zich verdiept had in de functie, in de organisatie en waaruit je kon lezen dat de brief uit het hart kwam. Duidelijk niet een dertien in een dozijn brief dus. De “uit-je-hart” stapel.

De hoogste stapel sollicitatiebrieven

Welke stapel de hoogste was? De middelste. Zowel de verplichte sollicitanten als de “uit-het-hart” sollicitanten waren duidelijk in de minderheid. Gelukkig maar, want op verplichte sollicitaties zit niemand te wachten. De sollicitanten wilden deze baan niet eens, het was hen alleen te doen om het veiligstellen van hun uitkering. Wat ik op zich ook wel weer kan begrijpen.

Maar als je het geluk had om op de “uit-het-hart” stapel terecht te komen, dan had je al een forse stap gezet in de goede richting. Want dan wilden we nog wel eens vergoelijkend kijken naar de vooropleiding of naar de werkervaring. En bovendien, als je eenmaal op die stapel terecht gekomen was, dan waren je kansen om uitgenodigd te worden in ieder geval enorm toegenomen. Deze stapel was een stuk lager dan de “niks-mis-mee”stapel en we kozen toch wel erg vaak kandidaten van de “uit-het-hart”stapel voor een gesprek.

De beste stapel sollicitatiebrieven

Het is dus de kunst om een brief te schrijven en/of een cv te leveren dat anders is dan de rest, waar je passie voor het werk, voor de organisatie uit spreekt. Dus geen rechttoe rechtaan brief, maar zo’n brief die je eigenlijk achter elkaar schrijft, waarbij de woorden uit je vingers stromen. Wees niet bang om uitgelachen te worden, de kans is groter dat je opvalt en dus niet op de “niks-mis-mee”stapel terecht komt. En krijg je toch een afwijzing, dan was het misschien toch niet de organisatie voor jou.

Over Nicole Kroesen

Ik heb jarenlange ervaring als HR business partner van Management Team en middle management en in die rol heb ik veel sollicitatieprocedures begeleid. Maar ik ben zelf ook werkzoekend geweest en ken dus ook de andere kant van de tafel. Die kennis en ervaring combineer ik nu in mijn werk als sollicitatiecoach. Ik help vrouwen effectiever solliciteren zodat ze sneller een baan vinden die beter bij ze past.

  • Mooie blog!

  • marcus

    Hele nuttige informatie, en dan inderdaad maar hopen dat je bij de “recht uit het hart”sollicitanten hoort.

    • In jezelf blijven geloven en niet bij de pakken neerzitten!

  • Rob

    Nuttig inderdaad, maar zijn er ook specifieke tips voor de “ouderen” onder ons? De 55+’sers dus?
    Ik zelf ben 63, zit nu een paar weken in de WW (slachtoffer van de bezuinigingen) en heb dus nog sollicitatieplicht (!) : 4x per maand!

    • Helaas heb ik ook de gouden tip niet. Maar als je een echte uit-het-hart motivatiebrieg schrijft, een vaardigheden CV maakt en je geboortedaling niet prominent op de eerste bladzijde zet, zou dat kunnen helpen. Succes.

      • Dag Nicole,
        Ik lees hier dat o.a. “je geboortedaling” niet prominent op de eerste bladzijde zetten,
        zou kunnen helpen bij het schrijven van een echte “uit-het-hart motievatiebrieg “!!

        Vervelend van mij om nu te vragen of je niet GEBOORTEDATUM en
        BRIEF bedoelde te zeggen ?

        Toch succes met je blog ! En het ook voor jou zelf vinden van een baan.

        Groetjes Jos.

  • Ik ben benieuwd hoe het sollicitatie ‘magazine’ waar ik mijn WW-‘vakantiemaand’ december aan besteed heb, door jullie ontvangen zou zijn. Ik ben 55 jaar en zoek gewoon werk. Mij zal het eerlijk gezegd worst zijn waar er een baan is, als ik er maar in pas. Ik ben al alles geweest, van maquettebouwer tot overledenenverzorger 😉

  • Ik ben benieuwd op welke stapel het cv-magazine dat ik gemaakt heb terecht was gekomen. http://www.geschiedenisleeft.nl/docs/PETER-cv-magazine-lowres.pdf, dat is ‘m.

    • Peter,
      Ik heb even door je magazine gebladerd. Het is zeker een “anders dan anders” verhaal wat je er neerzet. Als ik je een tip mag geven: ik lees er wat aanvallends in naar degene die het moet lezen. Daarmee maak je niet meteen vrienden. Misschien dat je daar nog eens naar kunt kijken. Ik begrijp je boodschap, maar wellicht toch nog even kijken naar de verpakking.

    • Marjolein Schuman

      Hoi Peter,
      Heel knap gemaakt van je, origineel en ook erg leuk om te lezen!
      Wat Nicole zegt begrijp ik wel, je gaat met de billen bloot, maar als het om een serieuze sollicitatie gaat kan het als ‘aanvallend’ of ‘arrogant’ worden ervaren. Maar ik ga ervanuit dat je het niet zomaar verstuurd op een vacature en verwacht dat de lezer het uitpluist.
      Als bijlage bij een oprecht briefje en cv, bij een gooi naar creatieve beroepen en als promotiemiddel voor jezelf vind ik het in ieder geval uniek 🙂

  • shelle

    Goed om te lezen. Ik heb recent mijn motivatiebrief aangepast naar hoe ik ben ipv wat de standaard teksten zijn. Eerlijk, grappig en duidelijk. Ik had binnen een week een sollicitatiegesprek terwijl het daarvoor afwijsbrieven regende. Nu hopen dat ik maandag goed nieuws krijg 🙂

  • Ellen

    Dank je wel voor dit duidelijke verhaal!

  • Anneke Wolf – van den Berg

    Erg interessant artikel!
    Maar wat als de sector waarin je ‘ontslagen bent’ erg weinig vacatures heeft?
    En je wel interesses en veel motivatie hebt om in een andere sector hebt,
    Maar nog de ervaring/opleiding voor hebt..
    Iemand tips? Ik ben ondertussen al vanaf juni aan het solliciteren.

    Anneke

    • Ook hiervoor heb ik geen gouden tip. Helaas niet.
      Misschien via je netwerk of via een stage, een gesprek of een dagje meelopen?

  • Remco Doorn

    Interessant, niet zozeer vanwege de motivatie van sollicitanten, maar meer vanwege het neerzetten van de HRM/PO’ers. Ik vind de aanname dat de eerste stapel van mensen is die verplicht solliciteren, maar eigenlijk afgewezen willen worden, nogal neerbuigend. Ik ben benieuwd om hoeveel mensen dit werkelijk gaat en dan ook nog waarom en wat doen ze er misschien naast. Dat hun brieven door de selectiecommissies terzijde worden gelegd is logisch, niet vanwege de vrijelijke interpretatie van hun (onbekende) achtergrond, maar vanwege de kwaliteit t.o. van derden.

    Ik heb zelf ook aan de goede kant van de tafel gezeten en weet dat er meer speelt: behandel je de sollicitatie ‘s ochtends, ‘s middags of ‘s avonds, in welke bui ben je, heeft de HRM/PO’er feeling met de betreffende afdeling, heb je de tijd of moet het snelsnelsnel, sluit je sociale achtergrond aan bij die van de sollicitant (‘voel’ je iemand), en zo voorts.

    Ik acht het een open deur dat je je sollicitatie op de organisatie afstemt, je interesse laat blijken en duidelijk weet te formuleren wat jij kan betekenen voor hen. En ondanks je inzet, kan het toch zo maar zijn dat je op die middelste stapel terecht komt, gewoon, omdat het plaatje wat je schetst bij de een wel, en de ander niet overkomt.

    Kortom, zet 10 verschillende sollicitatiecommissies op dezelfde stapel brieven en zie de verschillen. Buiten de kwaliteit blijft het toch ook een beetje een lot uit de loterij. Een match komt eerder tot stand als een kwalitatief goede sollicitatie gecombineerd wordt met kwalitatief goede beoordelaars.

    [Mmmh, krijg ondertussen weer een afwijzing binnen, ondanks de aandacht die ik had besteed aan mijn sollicitatie en de overtuiging dat het een ‘match made in heaven’ was, bummer]

    • Remco,

      Ook recruiters en HR-adviseurs zijn gewoon mensen. Gelukkig wel. Je hebt dus altijd te maken met een interpretatie en een keuze die misschien niet keihard is. Helaas is het niet mogelijk om iedereen uit te nodigen voor een gesprek.
      Ik heb alleen willen aangeven hoe ik er mee omging. Dat anderen het selectieproces op een andere manier doen, dat zou best kunnen.

  • Berniek

    Interessant verhaal, ik vraag me alleen hardop af hoe je dan zo’n uit-het-hart brief schrijft. Want begrijp ik het goed dat je de meeste regels overboord kan gooien? Als in: eerste alinea opening, tweede alinea motivatie, derde alinea verkooppunt 1, etc?
    Ik heb inmiddels een tweede HBO opleiding afgerond, maar nog steeds weinig kans op werk, laat staan een vaste baan. Als 26 jarige ben ik te jong, heb ik te weinig ervaring en kom ik simpelweg op het verkeerde moment kijken.