• Comments Off on

Sollicitatiegesprek via Skype of telefoon

Solliciteren via de telefoon of Skypeverbinding vraagt een andere aanpak dan wanneer je solliciteert in persoon. Hoe kun je als sollicitant maximaal gebruik maken van de situatie?

De communicatietips die je zult lezen, zijn allen gebaseerd op een wetenschappelijke theorie: de mediarijkheidstheorie. Hiermee zullen we de verschillen tussen een face-to-face-sollicitatiegesprek en een sollicitatiegesprek via Skype of telefoonverbinding duidelijk uitleggen. Ook wordt door deze theorie duidelijk wat de voor- en nadelen zijn van deze twee opties.

Na de uitleg van de theorie vind je tips over hoe je het beste met een dergelijk sollicitatiegesprek om kunt gaan.

Mediarijkheidstheorie

Een sollicitatieprocedure is een ingewikkeld proces waarin gebruik gemaakt wordt van verschillende media: brieven, e-mails, telefoongesprekken en face-to-face-gesprekken. Deze verschillende media kunnen gerangschikt worden naar rijkheid, volgens de mediarijkheidstheorie van Daft en Lengel (1984).

Volgens deze theorie bestaan er rijke en minder rijke communicatiemiddelen. Deze communicatiemiddelen (brief, telefoon en het persoonlijke gesprek) verschillen allen op basis van rijkheid. Deze mate van rijkheid wordt bepaald aan de hand van vier criteria:

  1. de mogelijkheid tot (directe) feedback
  2. de mogelijkheid tot het gebruik van verschillende cues (indicatoren tijdens een gesprek zoals bijvoorbeeld stemgeluid en lichaamstaal)
  3. het gebruik van natuurlijke taal (dus geen afkortingen, specifieke vakterminologie of computertaal)
  4. de persoonlijke focus van het medium

Aan hoe meer criteria een medium voldoet, des te rijker is het medium.

Mediarijkheidstheorie tijdens het sollicitatiegesprek

De mediarijkheidstheorie kan toegepast worden op de media die gebruikt kunnen worden bij een sollicitatieprocedure.

Alle media voldoen aan de mogelijkheid tot het verstrekken van feedback, het gebruik van natuurlijke taal en de persoonlijke focus. Het verschil zit hem dus in het aantal cues dat een rol speelt.

Bij een face-to-face gesprek kan men afgaan op verschillende cues, zoals:

  1. Lichaamstaal
  2. Gezichtsuitdrukkingen
  3. Stemgeluid

Bij een gesprek via Skype met een webcam aan, kan men afgaan op:

  1. Gezichtsuitdrukkingen
  2. Stemgeluid

Lichaamstaal wordt hier al wat lastiger, aangezien vaak alleen het hoofd en de schouders en nek zichtbaar zijn.

Wanneer er sprake is van een telefoongesprek, waarbij dus geen webcam aanwezig is, blijft er maar één cue over, namelijk:

  1. Stemgeluid

Ter illustratie is het medium ‘brief’ aan de tabel toegevoegd. Bij een sollicitatiebrief kan men afgaan op geen van de bovenstaande cues en is er bovendien geen mogelijkheid tot (directe) feedback. Bij een e-mail is de mogelijkheid tot directe feedback in grotere mate aanwezig, maar nog steeds is de reactiesnelheid een stuk kleiner dan in een gesprek.

Kennismaking via telefoon of Skype

Het is tegenwoordig in veel sectoren geen uitzondering dat er voor een vacature tientallen of honderden brieven en e-mails ontvangen worden. Bedrijven kiezen er in dit geval vaak voor om een aantal kandidaten in eerste instantie te benaderen per telefoon of via Skype. Dit scheelt het bedrijf én de sollicitant tijd en geld.

Andere gevallen waarbij een kennismakingsgesprek plaatsvindt via Skype of per telefoon zijn wanneer het bedrijf en de sollicitant zich op grote afstand van elkaar bevinden, bijvoorbeeld in verschillende landen of zelfs in verschillende werelddelen.

Hierboven hebben we gezien dat telefoongesprekken en Skypegesprekken minder rijk aan cues zijn dan face-to-face-gesprekken. Dit kan zowel problemen als voordelen met zich meebrengen.

Stemgeluid goed gebruiken

Wanneer je sterkste punt niet je stem is, maar je het veel meer moet hebben van je veelzeggende lichaamstaal of wanneer je van nature een eentonig stemgeluid hebt, dan kan dit de eerste indruk die je maakt per telefoon of via Skype negatief beïnvloeden. Omdat stemgeluid de enige of één van de weinige cues is die zichtbaar (hoorbaar) zijn, kan dit in je nadeel werken.

Oefen van tevoren en probeer je spontaniteit vanuit je lichaam te verplaatsen in je stem. Probeer te variëren in de klank en de toonhoogte van je stem. Probeer zelfs voor je gevoel te overdrijven. Hoewel dit voor jou waarschijnlijk onnatuurlijk klinkt, kun je juist erg spontaan overkomen aan de andere kant van de lijn. Je zou dit het beste even kunnen oefenen met een persoon die je vertrouwt. Deze kan jou hier dan feedback op geven.

Let wel op dat je jezelf prettig voelt bij de manier van spreken en dat het niet voelt alsof je een toneelstukje opvoert. Solliciteren gaat niet om acteren, maar om het laten zien van de beste versie van jezelf.

Miscommunicatie door gebrek aan visuele ‘cues’

Door het gebrek aan lichaamstaal is het soms niet duidelijk wie er aan het woord dient te zijn. Heeft de persoon aan de andere kant van de lijn begrepen dat jij uitgepraat bent over je antwoord op die ene vraag? In een face-to-face-gesprek helpt lichaamstaal je bij het bepalen wie er aan de beurt is om te spreken. Daarnaast kun je problemen ondervinden met de verbinding, zoals storingen of ruis. Dit geldt zeker voor verbindingen vanuit het buitenland. Door deze beperkingen kun je elkaar verkeerd verstaan en verkeerde conclusies trekken.

Spreek duidelijk en articuleer goed. Zorg dat je tot het einde van de zin duidelijk blijft praten en dat de zin niet ‘afsterft’. Zorg er daarnaast voor dat je op een plek bent waar je niet gestoord kunt worden en waar een goede internetverbinding/goed bereik is.

Test daarnaast of je webcam en microfoon naar behoren werken in een gesprek met een vriend of vriendin. Mochten er toch onduidelijkheden ontstaan, neem dan het zekere voor het onzekere en herhaal nog een keer wat je zei of vraag of iemand zijn vraag eens kan herhalen.

Tip bij telefoonangst

Als je telefoonangst hebt en het vervelend vindt om contact te maken en te hebben via telefoon, dan kan je jezelf niet optimaal presenteren per telefoon of via Skype.

Oefen een Skype- of telefoongesprek in de dagen voor het gesprek. Je kunt ook oefenen door naar onbekende bedrijven te bellen om informatie op te vragen. Zorg dat je je tijdens het gesprek op een locatie bevindt waar je je op je gemak voelt.

Gebruik een Spiekbriefje!

Bij een telefoon- of Skype-gesprek ben je niet helemaal zichtbaar. Dat geldt ook voor de omgeving waarin je zit. Wanneer je een gesprek hebt per telefoon kun je een ‘spiekbriefje’ gebruiken. Je kunt de antwoorden die je hebt voorbereid op bepaalde vragen opschrijven en het briefje als geheugensteuntje gebruiken.

Pas op: hoewel op de webcam je tafel of bureau niet zichtbaar is, kan de persoon aan de andere kant vaak wel merken dat je antwoorden opleest. Voor zowel een gesprek via Skype als per telefoon geldt: gebruik alleen geheugensteuntjes met bijvoorbeeld bulletpoints, maar bereid je voor zoals je je op een face-to-face-gesprek zou voorbereiden.

Vertrouwde omgeving

Nog een voordeel van een kennismakingsgesprek via Skype of per telefoon is het feit dat je in een vertrouwde omgeving kunt zijn bij het voeren van het gesprek. Wanneer je je op je gemak voelt in je omgeving straal je dit ook uit en laat je dit (ongemerkt) merken tijdens een kennismakingsgesprek.

Een werkgever verwacht niet van jou dat je een compleet uitgeruste thuiswerkplek hebt, maar zorg er wel voor dat wanneer je gebruik maakt van een webcam, je omgeving professioneel oogt. Bedenk goed voor welke achtergrond je gaat zitten. Een neutrale achtergrond (bijvoorbeeld een witte of lichtgekleurde muur) is aan te bevelen. Op deze manier leidt de achtergrond niet af van jou en van het gesprek. Bovendien is er op een kale, witte achtergrond weinig aan te merken.

Stress, nervositeit en verlegenheid

wanneer je van nature snel nerveus en gevoelig voor stress bent, is een eerste kennismaking per telefoon waarschijnlijk minder zenuwslopend dan direct op kantoor te moeten verschijnen. Na een kennismaking per telefoon of Skype is het eerste contact gelegd en is een ontmoeting ‘in real life’ al een stuk minder spannend. Een sollicitatieprocedure blijft echter (hopelijk) niet bij een telefoongesprek. Werk aan je verlegenheid en zorg dat je vol vertrouwen op het face-to-face-gesprek kunt verschijnen. Wanneer je je verlegenheid kunt overwinnen, zal je je ook aan de telefoon zekerder voelen.

Ter afronding…

Onder een gesprek via Skype of per telefoon kom je soms niet uit en je kunt er dus maar beter je voordeel mee doen door bovenstaande tips te gebruiken en de waarschuwingen in acht te nemen. In het algemeen geldt: onderschat een gesprek via Skype of per telefoon niet en neem het net zo serieus als een ‘echt’ gesprek.

Bereid je voor zoals je je ook op een face-to-face-gesprek zou voorbereiden. Hoewel aan de telefoon niemand ziet dat jij in Mickey Mouse-pyjama in je bed ligt, heeft dit wel invloed op je mindset. Trek kleding aan die je ook zou aantrekken naar een gesprek. Zorg voor kleine dingen waardoor jij je beter en professioneler zult voelen, zoals bijvoorbeeld je tanden poetsen. Het werkt echt. Als je jezelf serieus neemt, is de kans dat de persoon aan de andere kant dat doet, ook veel groter.

Bronnen
De Ridder, J. (2005).  Doelen van interne communicatie. In B. van Ruler, W. Elving, B. van den Hooff, E. Smit & P. Verhoeven (Red.), Communicatiemanagement: In communicatiewetenschappelijk perspectief (pp. 86-101). Amsterdam: Boom Onderwijs
Van der Drift, E., Van de Waerdt, T., Van Angeren, J., Ekelschot, K., & Wienand, O.
Mediarijkheidstheorie en Taakcomplexiteit. Gedownload van: 
http://evddrift.files.wordpress.com/2011/10/mediarijkheidstheorie-en-taakcomplexiteit.pdf

Over Perry Kroes

Sinds 2010 heb ik duizenden werkzoekenden geholpen om de baan van hun dromen te veroveren. Dit doe ik vrijwel uitsluitend digitaal: via deze website, email, telefoon, Skype en mijn e-books: ‘het sollicitatiebriefhandboek’ en 'het cv-handboek’. Ik geloof dat iedereen een baan verdient waar hij of zij gelukkig van wordt. Ook jij. Mijn missie is om jou deze baan te helpen veroveren.

Comments are closed.