• 21

Op welke stapel komt jouw brief?

Bij mijn laatste werkgever was ik HR manager. En een van de taken die wij als HR team hadden, was het werven & selecteren van nieuwe medewerkers. Ik werkte bij een organisatie die zich mocht verheugen in de belangstelling van sollicitanten. Er kwamen dus altijd veel reacties op een vacature. Ook voor de crisis kregen wij soms een paar honderd reacties op een functie.  Ik zal je vertellen hoe wij dat aanpakten.

Drie stapels sollicitatiebrieven

We sorteerden de reacties in drie stapels.

Eén stapel voor de reacties die alleen geschreven waren om te voldoen aan de verplichtingen van de uitkerende instantie. Deze stapel was te herkennen aan: een enorme afstand tussen werk- en woonadres, plichtmatige zinnen, fouten in de aanhef. Of fouten in de functiebenaming of überhaupt in de organisatienaam. Een minimale motivatiebrief, die soms alleen bestond uit: “hierbij mijn cv” en soms ook gewoon ontbrak. Met bovendien vaak een cv waarbij je dacht “heb je de vacaturetekst ook daadwerkelijk gelezen voordat je besloot te gaan reageren?” Deze stapel werd direct afgeschreven.

Ja, wij schreven netjes iedereen af (behalve natuurlijk de kandidaten die we wilden spreken). Ik vind dat je dat als organisatie verplicht bent aan mensen die moeite doen (ook als het maar weinig moeite lijkt). Bovendien: de sollicitant van vandaag kan de klant of opdrachtgever van morgen zijn.

De tweede stapel was voor de sollicitanten die op zich voldeden aan de gestelde functie-eisen en die een nette sollicitatiebrief hadden geschreven. De “niks-mis-mee”stapel. Opleiding klopt, werkervaring klopt, brief is netjes verzorgd en zonder gekke fouten.

Dan was er als laatste de stapel met sollicitanten die op papier grotendeels voldeden aan de vereisten en die een hele leuke motivatiebrief hadden geschreven. Een zodanige brief waaruit je echt kon lezen dat iemand zich verdiept had in de functie, in de organisatie en waaruit je kon lezen dat de brief uit het hart kwam. Duidelijk niet een dertien in een dozijn brief dus. De “uit-je-hart” stapel.

De hoogste stapel sollicitatiebrieven

Welke stapel de hoogste was? De middelste. Zowel de verplichte sollicitanten als de “uit-het-hart” sollicitanten waren duidelijk in de minderheid. Gelukkig maar, want op verplichte sollicitaties zit niemand te wachten. De sollicitanten wilden deze baan niet eens, het was hen alleen te doen om het veiligstellen van hun uitkering. Wat ik op zich ook wel weer kan begrijpen.

Maar als je het geluk had om op de “uit-het-hart” stapel terecht te komen, dan had je al een forse stap gezet in de goede richting. Want dan wilden we nog wel eens vergoelijkend kijken naar de vooropleiding of naar de werkervaring. En bovendien, als je eenmaal op die stapel terecht gekomen was, dan waren je kansen om uitgenodigd te worden in ieder geval enorm toegenomen. Deze stapel was een stuk lager dan de “niks-mis-mee”stapel en we kozen toch wel erg vaak kandidaten van de “uit-het-hart”stapel voor een gesprek.

De beste stapel sollicitatiebrieven

Het is dus de kunst om een brief te schrijven en/of een cv te leveren dat anders is dan de rest, waar je passie voor het werk, voor de organisatie uit spreekt. Dus geen rechttoe rechtaan brief, maar zo’n brief die je eigenlijk achter elkaar schrijft, waarbij de woorden uit je vingers stromen. Wees niet bang om uitgelachen te worden, de kans is groter dat je opvalt en dus niet op de “niks-mis-mee”stapel terecht komt. En krijg je toch een afwijzing, dan was het misschien toch niet de organisatie voor jou.

Over Nicole Kroesen

Ik heb jarenlange ervaring als HR business partner van Management Team en middle management en in die rol heb ik veel sollicitatieprocedures begeleid. Maar ik ben zelf ook werkzoekend geweest en ken dus ook de andere kant van de tafel. Die kennis en ervaring combineer ik nu in mijn werk als sollicitatiecoach. Ik help vrouwen effectiever solliciteren zodat ze sneller een baan vinden die beter bij ze past.